V nadväznosti na predošlé články o elektronickom podpisovaní dokumentov prostredníctvom vlastnoručného podpisu na dotykovom zariadení
https://www.dkubinsky.sk/clanok/vlastnorucne-podpisovanie-dokumentov-jednoducho-a-nizkonakladovo
a odosielaní SMS z webu
https://www.dkubinsky.sk/clanok/ako-poslat-sms-z-webu
by som na základe praktických skúsenosti tieto dve veci zlúčil do jednej platformy a to elektronické podpisovanie dokumentov s overením užívateľa prostredníctvom SMS kódu a e-mailu. Nebudem sa zaoberať právnou problematikou takéhoto procesu, ale v nasledovnom článku opíšem technické riešenie takejto platformy a jej možné použitie. Skúsenosti pochádzajú na základe úspešnej integrácie takéhoto riešenia pre konkrétnych ďalej nemenovaných klientov.
Opis riešenia
Platforma pre elektronické podpisovanie dokumentov s overením prostredníctvom SMS kódu (ďalej len platforma) je tvorená sekciou prístupnou iba pre administrátora (alebo administrátorov), ktorí do systému pridávajú informácie o jednotlivých klientoch. Klienti budú v ďalšej fáze podpisovať rôzne elektronické dokumenty. Základné údaje o klientoch môžu tvoriť: Meno a priezvisko, e-mail, telefónne číslo, dátum narodenia, miesto bydliska, identifikačné údaje o preukazoch totožnosti...
Pre ďalšiu prácu je nutné ako prvé získať súhlas so spracovaním osobných údajov, čo je vlastne prvý dokument, ktorý bude klient podpisovať. Na e-mailovú adresu klienta bude poslaný e-mail s adresou na otvorenie elektronického formulára a na jeho telefón bude zároveň poslaná SMS s kódom pre otvorenie / vstup do formulára. Klient po prečítaní znenia súhlasu so spracovaním osobných údajov môže daný dokument podpísať. Priamo v súhlase nájde tlačidlo pre vytvorenie podpisu. Po jeho potvrdení klient dostane druhú SMS s kódom pre podpísanie. Po vložení a potvrdení tohto kódu došlo k overeniu užívateľa cez SMS kód a daný dokument nadobúda status podpísaný. Namiesto signatúry, na akú sme bežne zvyknutí z papierových dokumentov bude výsledný dokument obsahovať informáciu o podpise napr. v tvare:
Užívateľ X Y s SMS overovacím kódom ABC123456789 dňa 1.1.2022 o 21:22:37 podpísal dokument.
Po podpise je možné administrátora, ktorý dokument do systému zadával informovať cez e-mail, alebo SMS, že došlo k podpisu. Rovnako klient dostane mailové potvrdenie s PDF prílohou – podpísaným dokumentom. Táto príloha môže byť zaheslovaná, kde heslo bude napríklad rodné číslo, alebo iné zvolené heslo.
Schéma fungovania
Ak už bol získaný súhlas so spracovaním osobných údajov, je možné pristúpiť k podpisu ďalších dokumentov / zmlúv. Systém môže obsahovať predpripravené prázdne textové polia, možností výberu z viacerých položiek (checkboxy) pre jednoduché zadávanie vstupných informácií. Administrátor sa plne sústredí len na obsahové znenie zmluvných informácií a nie na formátovanie dokumentu.
Ukážka formulárov v administrácii pri vytváraní obsahu dokumentov.
Údaje je možné vkladať jednoduchým spôsobom bez ohľadu na formátovanie a grafický koncept dokumentu.
Grafická úprava a formátovanie dokumentov je spracované automaticky systémom podľa vopred preddefinovanej šablóny zmluvy s logom a farebnosťou, fontom, štýlom a veľkosťou písma atď... Ak sú v systéme všetky požadované údaje, proces je opäť veľmi podobný, ako pri podpise súhlasu so spracovaním osobných údajov. Klientovi príde e-mail v ktorom nájde vytvorený dokument a cez SMS dostane kód k jeho otvoreniu. Ak s obsahom súhlasí, prostredníctvom ďalšej SMS s kódom pre podpísanie daný dokument podpíše. Po tejto akcii mu na e-mail príde potvrdenie o podpísaní, spolu so zaheslovanou prílohou. Takto je možné proces replikovať opakovanie aj na ďalšie dokumenty. Predpripravených zmluvných šablón je možné mať prakticky neobmedzene.
Výhody takéhoto riešenia
Úplná redukcia tlače dokumentov a ich ručného podpisovania
Jednotnosť všetkých dokumentov, automatické číslovanie a ich kompletná databáza so všetkými výhodami databáz (vyhľadávanie, filtrovanie, hromadné úpravy)
Stále inovatívne riešenie limitujúce osobný kontakt a zrýchľujúce isté procesy
Bezpečné a spoľahlivé overenie / identifikácia užívateľa prostredníctvom jedinečných prístupových a overovacích kódov viazaných na telefónne číslo a e-mail
Vhodné pre jednostranný podpis, ale tiež pre podpis viacerých klientov na jednu zmluvu (napríklad predaj nehnuteľnosti manželom)
Možnosť integrácie na iné existujúce systémy
Integrácia GDPR
Ak zvažujete nasadenie podobného systému pre podpisovanie dokumentov, alebo zmlúv kontaktujte ma. Rád poskytnem ďalšie informácie, alebo prejdeme potenciál vhodnosti nasadenia pre konkrétny prípad.
Pridať komentár k článku